E-Arşiv, vergi mükellefi olup e-Fatura sistemini kullanmayan ve vergi mükellefi olmayan müşterileriniz adına dijital ortamda düzenlemeniz gereken fatura türüdür. Satış gerçekleştirdiğiniz E-Fatura mükellefi olmayan firmalara ve son tüketicilere e-Fatura yerine e-Arşiv belgesi düzenlenir.
E-Dönüşüm süreçleri ile işletmeler finansal süreçlerini dijital dünya ile uyumlu çalışacak hale getirir. E-Dönüşüm süreci sayesinde işletmelerin birçok iş sürecini çok daha hızlı ve verimli şekilde gerçekleştirmesi hedeflenir. İşletmeler için dijital dönüşümün merkezinde ise e-Fatura ve e-Arşiv kullanımı yer alır.
İşletmelerin dijital ortamda fatura düzenleyebilmesi için ilk adım olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Fatura sistemine dahil olması gerekir. E-Fatura mükellefi olan firmalar, kendileri gibi e-fatura mükellefi olan diğer firmalar adına düzenlediği faturaları GİB sistemi üzerinden iletebilir. Söz konusu e-Fatura mükellefi olmayan firmalara ve son tüketiciye fatura düzenlemeye geldiğinde ise e-Arşiv sistemi devreye girer. E-Fatura mükellefi olmayan müşterilerinize e-Arşiv fatura düzenleyerek basılı veya dijital olarak iletebilirsiniz. Gelin, e-Arşiv’in işletmeler için avantajlarına ve e-Fatura ile arasındaki farklara yakından bakalım.
E-Arşiv Faturanın Avantajları Nelerdir?
Günümüzde yasal düzenlemeler kapsamında farklı sektörlerde faaliyet gösteren birçok işletme için E-Arşiv ve e-Fatura kullanımı zorunludur. Zorunluluk kapsamında bulunmayan işletmelerin de büyük bir çoğunluğu dijital dönüşüm süreçlerinde e-Fatura ve e-Arşiv sistemine geçmeyi tercih eder. Bu tercihin temel nedeni ise e-Arşiv faturanın yeni nesil ödeme sistemleri ile uyumlu çalışma başta olmak üzere sağladığı avantajlardır. İşletmenizde e-Arşiv fatura sistemini kullanarak elde edeceğiniz avantajlar ise şunlar:
- Müşterilerinize hızlı bir şekilde e-Arşiv faturalar düzenleyebilirsiniz. Yeni nesil ödeme sistemleri sayesinde e-Arşiv fatura düzenleme işlemi otomatik olarak gerçekleştirilebilir. Böylelikle fatura düzenleme süreci çok daha kısa ve pratik hale gelir.
- Düzenlediğiniz e-Arşiv faturaları e-posta aracılığı ile elektronik ortamdan iletebilirsiniz.
- E-Arşiv fatura, işletmeleri kağıt fatura düzenlemenin getirdiği maliyetlere karşı korur. Kağıt fatura için gerekli olan özel kağıt, baskı maliyeti ve kesilen faturanın iletimi için gerekli olan maliyetler ortadan kalkar.
- Herhangi bir basılı faturaya ihtiyaç duyulmaması sebebiyle ekonomik olduğu kadar çevre dostu bir seçenektir. İşletmenizde e-Arşiv sistemini kullanarak sürdürülebilirliğe katkıda bulunabilirsiniz.
- Hazırlanan e-Arşiv faturaları, klasik basılı faturalara kıyasla çok daha kolay bir şekilde dijital ortamda arşivleyebilirsiniz. Gerektiğinde ise aradığınız e-Arşiv faturaya hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.
E-Arşiv Fatura ile E-Fatura Arasındaki Farklar
E-Arşiv ile e-Fatura sistemleri genel olarak bir arada anılan iki terimdir. Her ikisi de benzer amaçlara hizmet etselerde aralarında belirgin farklar vardı. E-Arşiv ve e-Fatura arasındaki farklar ise şunlardır:
- E-Arşiv, e-Fatura hizmetini kullanmayan firmalara ve son tüketiciye düzenlenir. E-Fatura ise işletmeniz ile aynı şekilde e-Fatura hizmetini kullanan firmalara yönelik düzenlenir.
- E-Arşiv için herhangi bir format zorunluluğu yoktur. Ancak e-Fatura için UBL-TR formatının kullanılması zorunludur.
- Düzenlediğiniz e-Arşiv faturaları, müşterilerinize dijital ortamda e-posta yoluyla veya doğrudan kağıda basılı olarak iletebilirsiniz. E-Fatura ise GİB sistemi aracılığı ile ilgili firmaya iletilir.
- E-Arşiv faturalar mali mühür ve zaman damgası ile onaylanır ve arşivlenir. E-Faturada da benzer şekilde mali mühüre ihtiyaç olsa da zaman damgasına gerek yoktur.
- Düzenlenen e-Arşiv faturalara dair gün sonunda GİB’e bilgilendirme yapılır. E-Faturalar ise doğrudan GİB sistemi üzerinden iletildiği için herhangi bir ek bilgilendirme yapılmasına gerek yoktur.
E-Arşiv Fatura Kullanımı Kimler İçin Zorunludur?
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından e-Fatura, e-Defter ve e-Arşiv kullanımına yönelik zorunluluk kapsamı yayınlanan ilgili Vergi Usul Kanunu tebliğleri çerçevesinde belirli aralıklarla daha fazla işletmeyi kapsayacak şekilde genişletilir. Bu sebeple işletmeniz şu an için zorunluluk kapsamında yer almıyorsa bile yakın zaman içerisinde e-Fatura mükellefi olmanız zorunlu hale gelebilir.
421 ve 454 sıra no’lu Vergi Usul Kanunu Tebliğleri 454 kapsamında e-Fatura kullanması zorunlu tutulan mükellefler ile isteğe bağlı e-Fatura kullanan mükelleflerin 1/1/2020 tarihinden itibaren düzenlediği faturaları e-Fatura ve e-Arşiv olarak ayrı şekillerde düzenlemesi zorunlu hale getirildi. 2021 yılında yapılan düzenleme ile e-Fatura kullanmayan işletmelerinde e-Arşiv kullanıcı olabilmesinin önü açıldı. İşletmeniz e-Fatura kullanma zorunluluğu kapsamında yer almasa bile 2024 yılı itibariyle aynı kişiye gün içerisinde düzenlenen fatura tutarı 6900 TL’yi geçiyorsa e-Arşiv fatura düzenlemeniz gerekir.
İşletmeniz e-Arşiv ve e-Fatura kullanımı konusunda zorunluluk kapsamına giriyorsa geçiş sürecini ertelemek yüksek cezalar ile karşılaşmanıza neden olabilir. Orka E-Arşiv Programı ile e-Fatura mükellefi olmayan firmalara ve son tüketici adına hızlı bir şekilde e-Arşiv fatura oluşturmaya başlayabilirsiniz.